遠雄首府第四屆管理委員會8月份管理委員會議
會議紀錄
會議時間：2015年8月15日(星期六)10：00
會議地點：本社區B1會議室
會議主席：主任委員 葉添財 記錄: 秘書 陳姿穎
出席委員：
列席人員：經理 周岳沛、機電主任 黎世昌、秘書 陳姿穎、清潔劉組長
應到委員9員，實到委員6員，達法定會議人數。
壹、主席宣佈開會及致詞
出席委員人數已符法定人數，會議正式開始。
貳、上次會議決議執行情形(104年7月例會紀錄詳如附件1)
一、交接計畫
決議：
已按照中捷給的目錄交接，交接目錄都留給遠雄首府(一份紙本、一份文件檔)，預計7/20清單及檔案與中捷交接完畢，8/1星期六早上全部文書資料給委員複查。(如:財產清冊、財報、住戶區權資料、所有廠商合約書……等
執行情形：
截至目前均未完成交接事宜。
執行辦法：
繼續追蹤與伯克錸物業公司交接事宜，希望於8/31前完成，吧台點數亦須交代清楚，若無法交接清楚，則由7月的物業公司管理費中扣除。
二、財務交接帳務審查
決議:
1.財務報表每個月公布，請新物業(中捷)落實執行。
2.交接期應該扣繳相關作業請辦妥，並列入移交。
3.有關管理費用未繳請催繳，並列入移交。
執行情形：
截至目前均未完成交接事宜。
執行辦法：
所有財務電子檔應交接清楚(4、5、6、7月財務報表)、各項管理辦法及7月份缺班情形均應交接完成。
三、自動投幣咖啡機
決議:
為提升住戶服務8/1起發放飲品點數回饋給住戶，每坪兩點，每月結算不累計，住戶自行購買點數無期間限制，並列入移交。
執行情形：
自8/1起已依決議配點予區分所有權人(不含承租戶)，住戶自行採購之點數均列帳累積計算管制。
執行辦法：
原訂8/1執行，因物業公司未移交完成，改於9/1正式實施配點予區分所有權人，實施前應張貼公告周知住戶，每個月點數須歸零。
四、腳踏車和機車
決議:
統計現有機車和腳踏車目前數量，請造冊出來，列入移交追查。
執行情形：
伯克錸物業公司並未完成建冊移交，中捷物業公司目前正清查建冊中。
執行辦法：
社區經理於9月份提出管理執行辦法報告，另製作機車及腳踏車通行辨識，預定10月份正式執行。
五、社區手機
決議:
購買中華電信預付卡，建立社區網路平台。
執行情形：
伯克錸物業公司於8/14移交中華電信預付卡晶片，刻正研擬住戶Line群組建立。
執行辦法：於8/31前完成住戶及區分所有權人兩大族群Line群組建立。
六、大廳新設櫃台案
決議:
此案採兩方面進行，待取得後續相關報價後再行決議。
1.請原承包廠商祥鈞公司以修改的方式將ㄇ型櫃台修改L型，並將費用呈報予管委會。
2.另外再找其他人造石廠商報價製作L型櫃檯的費用。
執行情形：
依管委會決議，於8/7寄發存證信函予祥鈞公司，該公司於8/13回復存證信函予管委會。(兩封信函詳如附件2、3)
執行辦法：
1.授權涂委員負責中山區公所調解委員會處理新增櫃檯事宜。
2.原始設計L型經理桌，廠商誤植成品為ㄇ型守衛桌。
參、工作人員報告(詳如工作日誌)
一、經理工作事項報告
1.7/31起與伯克錸物業公司實施交接，目前交接現況彙報：(未查察部分另報)
(1)104年7月協力廠商服務費等數筆費用未簽結暨處理。(已代為簽處)
(2)大廳新增辦公櫃台案未處理。
(3)財務部分均未交接(含管理費金額、轉帳、繳費資料等)。
(4)B9F-3住戶7/21寄放鑰匙，經查櫃台已無鑰匙。
執行辦法：協調區分所有權人，若產生經費由伯克錸物業公司處理。
(5)吧檯飲品點數尚有6500點未釐清。
(6)5/4委請賀見公司修繕抽水機尚未付款，目前無單據代為處理。
執行辦法：請賀見公司提出相關憑證，交由管委會處理。
(7)交接清冊尚未簽署。
執行辦法：請伯克錸物業公司於8/31前完成交接事宜。
(8)104年4、5、6、7月財報錯誤尚未修正。
2.辦理社區104年度公共意外險，報價廠商計蘇黎世產險公司(10,000元)、富邦產險公司(9,800元)、美亞產險公司(18,000元及24,000元)、新安東京海上產險公司(14,000元)，已簽核。(報價分析詳如附件4)
3.撰擬8/1會議紀錄及中元普渡公告、防颱公告等文稿，並寄送各委員審閱，防颱公告已於8/7張貼週知，中元普渡公告已於8/9張貼週知，8/1會議紀錄尚未核示。
4.洽詢林姿吟里長，有關中元普渡未焚燒之金紙如何辦理回收服務及老人津貼
辦理事宜；中元普渡未焚燒之金紙於8/26送至里長服務處統一處理。
執行辦法：當天焚燒金紙時，須準備一支滅火器備用。
5.要求機電主任測試發電機、清潔人員清理車道截水溝及頂樓地排，消弭颱風
可能造成之災損。
6.要求愛花愛樹園藝社養護人員修剪圍牆周邊樹枝，避免影響紅外線監視器監
控成效；另每次服務均須完成簽到及記錄養護項目。
7.要求泳池服務人員每日須完成水質檢驗，並紀錄備查。
執行辦法：有關亞力岡公司申請服務務費事宜，請該公司提供出勤紀錄，並調閱6/25-7/31監視記錄，以對照出勤人員；另須製作泳池服務人員簽到表及泳池使用人數記錄表。
8.就維新環保公司調漲垃圾清運費事宜，聯繫高寶環保公司、麥瑋環保公司及勁風環保公司，各公司已傳真或口頭報價。(報價分析詳如附件5)
執行辦法：同意維新環保公司9月起，依據台北市政府焚化爐規費調漲案，連帶社區垃圾清運費調漲1,000元。
9.8/8蘇迪勒颱風災損之出車道鐵捲門，原廠商長億企業公司於8/13完成維修，修繕金額為15,000元(含稅)，俟承商提交單據後，檢據核銷。
執行辦法：爾後颱風來襲，務必將車道鐵捲門開啟，避免災損。
10.遠雄建設田主任現勘風災損壞之頂樓鐵梯，告知須回覆公司後再議。
11.依委員指示，與名古屋專業乾洗店協調公設毛巾洗滌費(去年已加價500元)，廠商表示因泳池開放後數量暴增，3000元費用已不敷成本，希適度補貼
(7、8、9月各1,000元)；7月送洗數據分析如後：
(1)大毛巾洗滌356條，每條洗滌費15元，合計費用為5,340元。
(2)小毛巾洗滌124條，每條洗滌費5元，合計費用為620元。
(3)實際洗滌費用為5,840元
執行辦法：9月份起，爾後7、8、9月公設毛巾洗滌費各調漲1,000元。
12.台英出版社約期至8/31，請示委員是否續約？所訂報章雜誌(壹周刊、今周刊、TIME、日文報紙等)是否相同？
執行辦法：同意繼續訂購，將相關明細補呈財務委員檢閱。
13.執行委員及住戶交辦事項。
二、機電主任工作事項報告
1.KTV室機組接觸不良完成修繕。
2.協助住戶檢修洗衣機異常、瓦斯錶紅燈斷氣、燈罩脫落、玄關燈泡、抽油煙機照明燈組、水龍頭蓄水紐、洗臉台落水孔塞裝回、洗臉盆裂縫等。
3.督導游泳池機組維護保養。
4.更換吧檯燈泡及修繕鑰匙架。
5.每日B3 消防水箱補水。
執行辦法：查明原因，於下次例會時提出如何改善方案。
6.巡視澆灌設備。
7.聯繫永碁公司檢修B1 Wifi無法上網事宜。
8.8/6下午16時發電機測試。
9.督導太古華電公司巡檢機電、消防設備。
10.因颱風導致水濁度上升，將A、B兩棟頂樓及地下樓水箱實施換水。
11.執行委員及住戶交辦事項。
三、秘書工作事項報告
1.櫃台及吧檯事宜交接。
2.執行住戶包裹、掛號、衣物清洗、寄放鑰匙及物品等事宜。
3.執行委員及住戶交辦事項。
4.辦理公設使用服務。
5.執行交誼廳服務工作。
四、保全員工作事項報告
1.每日上午8時至9時實施住戶出車交管事宜。
2.每日依規定執行公設區域燈光及冷氣開關管制。
3.管制監控系統，若有發報即刻處理。
4.因出車道鐵捲門災損管制進出，每日於入車道口協助車輛進出管制。
5.協助住戶運送包裹至各樓層。
6.執行委員及住戶交辦事項。
肆、財務報告
一、104年7月31日止，台灣銀行活期存款為8,531元整
二、104年7月31日止，安泰銀行活期存款為420,640元整
三、104年7月31日止，台新銀行活期存款為2,556,687元整
四、104年7月31日止，彰化銀行活期存款為47,718元整
五、台灣銀行定存存款為3,000,000元整
六、安泰銀行定存存款為3,000,000元整
七、台新銀行定存存款為1,000,000元整
八、彰化銀行定存存款為2,990,000元整
九、遠雄首府管委會104年7月31日止存款總額為13,023,576元整
執行辦法：將安泰銀行活存40萬及台新銀行活存10萬，併於台新銀行定存。
伍、議題討論
議題一：如何避免異常熱心的住戶對物管團隊精神綁架，影響整體服務成效
提案人：管委會
說 明：請中捷物業公司提出具體實施方案，避免既有問題持續存在，影響本大樓形象與服務品質。
決 議：請中捷物業公司提出具體實施方案，於下次例會提出報告。
議題二：本社區公共設施，如游泳池、健身房等管理規章修訂
提案人：管委會
說 明：自游泳池開放使用後，常有人滿為患情形，致住戶多有怨言，經觀察部分使用者為住戶來訪親友；基此，為使住戶均能充分享用公共設施，管委會有必要就使用者予以規範，避免 住戶產生怨懟。
決 議：
1.請中捷物業公司張副理於8/18前，向設備委員涂小姐回報公設讀卡機系統是否能於9/1實施。
2.桌球拍及球等球具完成更新，授權設備委員負責。
3.公共設施管理規章經討論修訂後，請中捷物業公司協助繕打及校對，以利公告與施行。
議題三：中秋節活動辦理案
提案人：服務中心
說 明：今(104)年中秋節為9/27，為增進住戶間情誼，爰例應討論是否辦理活動，請就是否辦理、活動時間、方式、經費等細節予以確認。
決 議：中秋節管委會不辦理活動，由中捷物業公司於交誼廳辦理簡單活動。
議題四：公共設施物品增購案
提案人：服務中心
說 明：目前吧檯使用之冰拿鐵玻璃杯數量為4個，水杯數量為4個，健身房使用之白色小毛巾數量為7條，每逢假日使用住戶增多時即現不足現象，故提案增購補充，採購數量為冰拿鐵玻 璃杯11個，水杯11個，小毛巾18條。
決 議：同意增購冰拿鐵玻璃杯12個，水杯24個，小毛巾24條。
議題五：服務中心事務機修繕案
提案人：服務中心
說 明：目前服務中心事務機計HP多功能機1台，EPSON事務機2台，惟HP多功能機列印效果極差(7/15曾送修)，EPSON事務機1台損壞無法使用(2台均屬服務中心辦公室設備)，已嚴重影響經 理及機電主任行政作業；建議委商修繕或租賃多功能影印機。
決 議：請震旦行先行報價，授權涂委員處理，HP多功能機及EPSON事務機等設備收存，並於下屆區權會中提案報銷除帳。
議題六：電話節費改善計畫暨社區網路回饋方案
提案人：服務中心
說 明：已簽約之電話節費廠商(希軒企業公司)提案建議，利用光纖網路改善現有之節費方式，以加強節費效率，另提供社區全體住戶免費或優惠費用上網各種方案；優惠方案如下：
一、提供社區公設免費寬頻，每月可節省1,000元-3,000元不等。(7月中華電信網路費為1,299元)
二、提供全社區終生免費光纖到府(低頻寬免月租，僅需裝機費及光纖數據機押金)。
三、提供光纖到府於中華電信免費6個月後，公司贈送第1年(12個月)免費。
四、提供免費到府收送檢測電腦及網路。
決 議：列入區權會中提案討論。
陸、臨時動議
一、機電主任獎勵案
決議：由主任委員核發工作獎金給予鼓勵。
二、採購發包事宜
決議:應由權責委員負責辦理
三、零用金管理
決議：帳務須建冊(製表)管理。
四、下次例會定於9/5(六)上午10時召開
柒、主席結論
捌、散會
第五屆管裡委員會 (1)