遠雄首府第四屆管理委員會11月份管理委員會議
會議紀錄
會議時間：2015年11月14日(星期六)10：00
會議地點：本社區B1商務會議室
會議主席：主任委員 葉添財 記錄: 秘書 王繪琳
出席委員：葉添財(主任委員)、劉彥成(監察委員)、王儷靜(財務委員)、涂美慧(設備委員)、吳惠巧(環保委員)、游國豐(文康委員)
列席人員：經理周岳沛、機電主任黎世昌、秘書王繪琳、清潔組長王華東、中捷公司董副理、B7本住戶
壹、 主席宣佈開會及致詞
應到委員9員，實到委員6員，達法定會議人數，本人在此宣布會議開始。
貳、上次會議決議執行情形
一、服務中心事務機使用明細。
決議：每個月須提供財務委員影印張數明細。
執行情形：自本月起核銷租賃費用時，均檢附該公司收費明細備查。
執行意見：除列印管控應確實外，另應提供較大數量列印明細，以利委員審查。
二、簡訊點數採購事宜
決議：櫃台聯繫住戶使用之簡訊點數費用4,490元(含轉帳費)，同意採購。
執行情形：已於10/20完成採購，核銷傳票呈核中。
三、執行管理費催繳作業。
決議：對管理費欠繳四個月住戶，依規定聲請支付命令。
執行情形：目前欠繳四個月住戶為B11-1，因無法聯繫，故無法投遞支付命令；A6-7住戶告知目前在國外，返國後將全數繳清(七個月)；另A2-2原住戶欠繳一個月，幾經聯繫均表示伯克錸公司服務人員告知已結清，並無欠繳事宜，故本戶無法收繳；迄11/9欠繳戶總計19戶。
執行意見：
1.B11-1及A6-7應依程序辦理，A2-2依法定程序申請調解，相關調解人須包含伯克錸公司。
2.B7-3腳踏車停車位6-10月費用，協調住戶如何支付；另查察停放之重型機車為何住戶。
3.確實清查管理費未繳戶，並造冊管制及確實執行收(催)繳工作。
4.A11-5住戶於10/3臨時停放車輛於B2F207車位，並繳納200元至櫃檯，應將費用歸還該車位住戶(B4-5)。
四、監控系統錄影存檔時效討論
決議：
1.硬碟最高權限密碼由財務委員及設備委員設立及保管。
2.大樓死角須設立監視器，請機電主任研擬設置。
3.警察機關若須拷貝監視紀錄，應提供簡便行文辦理；住戶閱覽監視紀錄可逕行提供，若拷貝紀錄應提出申請，經管委會核准後辦理。
執行情形：
1.最高權限密碼設定部分，由機電主任於會中說明。
2.新設監視器部分，由機電主任於會中說明。
3.調閱、拷貝監視紀錄均依委員會指示辦理。
執行意見：
1.持續協調永碁公司指導設定。
2.於區權會中提案討論。
五、9/25交接事宜協調會決議執行現況彙報：
1.第四屆管委會104年5月、6月、7月會議記錄無資料(含電子檔)交接。
決議：
(1)若開談話會，相關紀錄亦須公告15天，若無異議視為決議；開會紀錄除公告於公布欄外，亦可於社區LINE及臉書平台貼文。
(2)同意其七月會議紀錄，本節同意完成交接。
執行情形：目前已將會議紀錄、公告等文件張貼至社區電子平台(LINE及臉書)，以提供住戶閱覽。
執行意見：注意櫃台整潔及美觀，檯面僅至放服務座牌與意見箱；另採購活動公告板，以增加宣導效果，主任委員嗣後提供相關款式。2.7月份保全員缺25班，應扣款53,346元，秘書缺10班，應扣款14,528元，總計扣款67,874元。
決議：伯克錸公司應儘速派人與財務委員協調確認。
執行情形：本會於10/31發函伯克錸公司，請其儘速派人協調確認，迄今均無任何作為。
3.吧檯點數交接差額計6,614點，應扣款計33,070元。
決議：伯克錸公司應儘速派人與財務委員協調確認。
執行情形：本會於10/31發函伯克錸公司，請其儘速派人協調確認，迄今均無任何作為。
4.綜合意見說明：
決議：儘速擬函發伯克錸公司，內容為應扣款金額、7日內完成交接事宜、應負相關法律責任。
執行情形：相關函件本會於10/31發出，伯克錸公司尚未覆函。
六、聯繫高爾夫球設備廠商，請其檢修高爾夫球天花板感應器異常及托球柱置放孔損壞。
決議：需持續檢查及研討如何改善。
執行情形：目前設備運作正常，持續觀察中。
執行意見：地毯應檢討更換，伯克錸公司曾採購地毯置於機組旁，先行檢視是否足夠，另檢討感應鏡頭加裝防護網，避免遭球擊中受損。
七、陪同永碁公司修復中央監控(燈控)主機(更換2T硬碟)，及一樓監視主機新增4T硬碟。
決議：請機電主任向永碁公司索取電路配置圖。
執行情形：相關圖說已有備查文件。
八、督導游泳池機組、電梯設備、機電消防設備、弱電設備等廠商維護保養。
決議：游泳池清潔應以拖把為之，切勿以機器設備取代。
執行情形：目前泳池內及其周邊清潔，除水底吸塵器(水龜)外，均無使用機器類工具，服務中心將持續督導清潔員依規定執行。
九、每日B3 消防水箱補水。
決議：請機電主任設置自動補水裝置(與馬桶原理相同)。
執行情形：本節由機電主任於會中說明。
執行意見：先詢價後再列案討論。
十、擔任日籍住戶與維修廠商翻譯人員。
決議：櫃台秘書應定時檢查住戶是否發送LINE訊息，以提供即時服務。
執行情形：已要求櫃台秘書隨時注意LINE訊息，並適時給予回覆及服務。
十一、執行委員及住戶交辦事項。
決議：若有代訂計程車至機場時，應主動向住戶回報代訂車輛情形。
執行情形：已要求櫃台秘書確依決議執行，目前執行成效良好。
十二、第五屆區分所有權人會議籌備事宜
決議：
1.同意先發資料內容，相關時間應完成填註。
2.是否出席回條可以LINE訊息或傳真方式執行。
3.先發資料發送時間應於104年12月12日前15天。
4.除開會通知單須蓋社區戳章外，餘資料均蓋管委會圓戳章即可。
5.所有資料均由服務中心印製。
執行情形：
1.決議事項服務中心管制執行中。
2.建議採購一條區權會專用之紅布幔，另區權會先發資料共7張，若以制式白色信封裝袋、郵寄，甚為不妥，建議採購A4黃色紙袋，經訪價200個計420元(睿利公司，服務中心紙張採購商)。
3.先發資料發送時間為104年11月20日。
執行意見：
1.同意採買區權會專用紅布幔，另同意服務中心建議採購黃色A4紙袋200個。
2.區權會開會時，應準備每位委員規約一本。
十三、鐵飾品掉落泳池初勘事宜
決議：
1.鐵飾品全數檢驗。
2.檢驗方式以洗窗機吊掛處理。
3.執行時間為週一至週五之工作天，檢驗時應通告住戶。
4.列冊免罰事宜擬函稿發遠雄建設，請其支付申辦費用。
執行情形：
1.鐵飾品安全檢測事宜已通知遠雄建設公司承辦人王德順先生，目前無其他回覆意見。
2.列冊免罰事宜函件本會於10/31發出，遠雄建設公司尚未覆函。
十四、訂定物業管理公司服務人員獎懲辦法
決議：
1.夜間保全人員每人核發獎金1200元。
2.增設監視器事宜提區權會討論。
執行情形：
1.夜間保全人員每人核發獎金1200元，已於10/29執行，核銷案呈核中。
2.本節由機電主任於會中說明。
十五、交誼廳門禁管制事宜
決議：
1.每日24時後交誼廳大門上鎖管制，迄翌日5時30分開啟。
2.夜間保全需配置警棍，另大門周邊監視器應儘速設置。
執行情形：
1.經查交誼廳大門鎖具損壞，委請榮輝鎖匙店現勘，因鎖具為日製品，更換價為5,000餘元，若協尋台製品價格約為3,000餘元，俟更新後執行交誼廳門禁管制。
2.中捷公司說明，提供保全用警棍備用，須向警政單位申請，程序繁瑣，故建議及教育保全員，突發之危安事件，以連繫轄區警察機關處理為原則；另警民連線系統於11/13測試，功能正常
執行意見：
1.同意更換台製鎖具，應注意後續保固結束是可有零件修理。
2.請中捷公司配置鋁製球棒(警棍)備用，並隨時測試警民連線裝置。
十六、申辦社區火災保險案
決議：請富邦產險公司附入公共意外險附加內容，並列入下次會議討論。
執行情形：經詢富邦產險公司承辦人昝先生告知，因兩種保險性質不同，無法歸併執行。
執行意見：列入區權會討論。
十七、桌球用具採購事宜
決議：
1.球具由吧台秘書管制，於住戶預約使用時提供。
2.桌球拍無需購買，僅採購乒乓球一打備用。
執行情形：球具已由吧台秘書管制，於住戶使用時提供；另乒乓球於10/30奉核採購一打備用。
十八、太古華電公司保養機電、消防設備續約事宜
決議：依合約內容辦理續約。
執行情形：與太古華電公司合約，主任委員已於10/31用印簽約，並請該公司攜回存查。
十九、住戶反映事項：
1.A6本住戶
(1)請將佈告欄的公告另行投入個人的信箱，以免錯失了訊息。
(2)地下停車場燈光太亮可否減少一些日光燈數？
(3)6樓走道燈光也太亮太多，請減量(因覺得公用電費一個月800多元太高)。
決議：
1.地下停車場拆卸一半燈具，試行一個月，待下次會議討論。
2.各樓層梯廳燈具應管制開啟。
執行情形：
1.地下停車場燈具拆卸已於10/26完成，拆卸之燈具已存放於B2庫房，目前尚無住戶對亮度提出異議。
2.各樓層梯廳燈具開關，清潔人員均依規定檢查及管制。
2.B10-2住戶
(1)有任何公告請張貼於佈告欄，勿直接張貼於交誼廳內牆壁，請保持環境的優雅與美感。
(2)公共設施為公有之處，不宜禁止任何事件，宜以口頭勸導及提醒為主。
決議：提區權會討論。
執行情形：已列入第五屆區權會議題。
3.B11本住戶
因小公電費用頗高，建議降低B棟小公電契約容量。
決議：儘量降低公共設施電量使用。
執行情形：已依規定啟閉公設區域燈具、空調等設備。
執行意見：請機電主任繪製公共用電曲線圖。
4.B8-5：
電梯空調太早關閉，搭乘時會感受悶熱，對心血管疾病患者易肇生危險。
決議：夜間開啟之A、B棟各一台電梯，空調開啟至12時。
執行情形：依主任委員指示，夜間開啟之A、B棟各一台電梯，空調開啟至12時，溫度設定為25℃。
參、工作人員報告(詳如工作日誌)
一、經理工作事項報告
1.交接事宜俟伯克錸公司就本會10/31函件覆函意見，再行討論。
2.辦理太古華電公司機電、消防設備養護合約簽訂，約期為104年11月6日至105年11月5日。
3.參加遠雄建設委請結構技師鑑定外牆鐵飾品穩固初勘協調會，並將會議結論告知委員知悉。
4.依據10月例會決議，發函遠雄建設公司(有關B1二工列冊免罰申辦經費事宜)及伯克錸公司(有關交接事宜)。
5.依管委會10月例會決議，核發夜班保全員每人1,200元，並簽領備查。
6.律定秘書工作職掌，相關規定摘述如下：
(1) 職掌表為各類工作負責人律定，全體秘書亦應熟悉各類事務處理。
(2)負責人應不定期就業管工作實施查核，找出問題加以改進，每月完成清結且向經理回報。
(3)全體秘書執行事務時發現窒礙，應即向經理及負責人回報，共究解決。
7.依據10例會決議，完成住戶聯繫簡訊點數採購。
8.依管委會指示，執行臨停車位收費事宜。
9.參加與祥鈞公司間櫃台訂製糾紛第3次調解會議。
10.公司派員執行年度第一次消毒事宜。
11.撰擬及張貼10月例會紀錄。
12.辦理B5-5室內裝修事宜。
13.督導愛花愛樹園藝社養護花木，並依規定記錄備查。
14.執行委員及住戶交辦事項。
決議：裝修保證金存入管委會帳戶。
二、機電主任工作事項報告
1.巡檢門禁系統狀況。
2.協助住戶查察梳妝台燈具、室內燈具、無熔絲開關跳脫原因、馬桶漏水、室內防漏測試、玄關門燈感應異常檢視、連繫廠商更換洗臉盆、維修洗衣機及冷氣設備、安裝陽台燈燈罩、陪同檢修有線電視、陽台天花板鬆脫復原、換氣遙控器電池更換、層板燈更換、投射燈更換、室內水壓及電壓檢測等。
3.巡檢避難方向指示燈，並記錄各樓層故障狀況。
4.修復閱覽室壁燈及KTV(第1間)麥克風機組。
5.噴灌設備異常處理。
6.完成頂樓木門修繕。
7.辦公室嵌燈更換，及增設大廳新製櫃台桌崁燈、網路線及電話線。
8.不定期疏通B6排風機旁複壁排水口。
9.修繕桌球室空調遙控接收器。
10.陪同永碁公司修復中央監控(燈控)主機(更換2T硬碟)，及一樓監視主機新增4T硬碟。
11.檢修櫃台音響。
12.督導游泳池機組、電梯設備、機電消防設備、弱電設備等廠商維護保養。
13.每日B3 消防水箱補水。
14.巡視澆灌設備。
15.執行委員及住戶交辦事項。
決議：
1.增加地下停車場樓層標示。
2.櫃台加裝一個崁燈，以增加光源。
3.車道壁燈是否更換LED型式，提區權會討論
三、秘書工作事項報告
1.櫃台及吧檯事宜交接。
2.執行住戶包裹、掛號、衣物清洗、寄放鑰匙及物品、代收繳費用、預約餐廳及計程車等事宜。
3.辦理新進住戶資料填註及存查。
4.協助轉帳住戶之委託轉帳代繳業務費用授權書填單。
5.投遞及郵寄管理費通知單，並清查與聯繫管理費欠繳戶，且記錄列管。
6.完成吧檯食材、咖啡外帶杯等採購。
7.辦理區分所有權人及住戶加入LINE群組事宜
8.完成日籍住戶個人照片登管。
9.加強吧檯杯盤、咖啡機、流理台、水槽等器具清洗、保養。
10.協助日籍住戶詢問電費、水費、瓦斯費等事宜。
11.修正吧檯營運報表。
12.擔任日籍住戶與維修廠商翻譯人員。
13.辦理公設使用服務。
14.執行交誼廳服務工作。
15.執行委員及住戶交辦事項。
決議：秘書要增加笑容，以展現親和力。
四、保全員工作事項報告
1.每日上午8時至9時實施住戶出車交管事宜。
2.每日依規定執行公設區域燈光及冷氣開關管制。
3.管制監控系統，若有發報即刻處理。
4.執行住戶門禁卡設定及消磁管制。
5.B6停車區住戶車輛漏油，協助清理事宜。
6.執行訪客登記事宜。
7.協助住戶運送包裹至各樓層。
8.每日執行公設區域巡檢，查察及處理異常跡象。
9.執行委員及住戶交辦事項。
決議：再聯繫車位承租人，應就漏油致髒污繳納清潔費，相關議題提區權會討論。
五、清潔員工作事項報告
1.資源回收物分類整理。
2.公設廳室、樓層梯廳、安全梯間、電梯車廂、頂樓、花圃、地下室等定期巡掃。
3.加強淋浴間各項設施清潔事宜。
4.加強外圍打掃。
5.加強資源回收場清潔事宜。
6.各樓層壁面除塵。
7.定期巡檢各樓層公物是否損壞。
8.清洗、擦拭1F所有玻璃。
9.加強游泳池池底清潔工作。
10.完成車道清潔除塵。
11.加強電梯內金屬材質保養及擦拭。
12.加強出車道旁之人行道、花檯等區域。
13.加強花園帷幕玻璃清洗。
14.加強B6停車場7號車位汽車漏油事件後清潔工作(去油及漂白)。
15.加強垃圾冷藏室地板清除汙穢及消毒。
16.加強健身房、韻律教室木質地板、閱讀區書櫃及1F沙發椅組除塵事宜。
17.執行委員及住戶交辦事項。
決議：垃圾袋一律使用50斤裝款式，70斤裝與廠商協調可否退貨。
肆、財務報告
一、104年11月4日止，台灣銀行活期存款為21,778元整
二、104年10月16日止，安泰銀行活期存款為31,026元整
三、104年10月30日止，台新銀行活期存款為3,354,084元整
四、104年10月30日止，彰化銀行活期存款為84,094元整
五、台灣銀行定存存款為3,000,000元整
六、安泰銀行定存存款為3,000,000元整
七、台新銀行定存存款為1,500,000元整
八、彰化銀行定存存款為2,990,000元整
九、遠雄首府管委會104年11月4日止存款總額為13,980,982元整
十、收支表及收支決算表詳如備查資料。(詳如第11-12頁)
伍、議題討論
議題一：第五屆區分所有權人會議議題討論
提案人：管委會
說 明：
1.第一案：服務中心HP多功能機及EPSON事務機報銷除帳案
提案人：管委會
說 明：服務中心事務機計HP多功能機1台，EPSON事務機2台，惟HP多功能機列印效果極差，EPSON事務機1台損壞無法使用，因已影響服務中心行政作業，管委會決議向震旦行租賃影印機使用(每月1,050元)，原HP多功能機及EPSON事務機報銷除帳。
決 議：再清查是否有其他物品須呈報除帳
2.第2案：電話節費改善計畫暨社區網路回饋方案
提案人：管委會
說 明：服務中心電話節費廠商(希軒企業公司)提案建議，利用光纖網路改善現有之節費方式，以加強節費效率，另提供社區住戶免費或優惠費用上網方案；優惠方案如下：
一、提供社區公設免費寬頻，每月可節省1,000元-3,000元不等。
二、提供全社區終生免費光纖到府(低頻寬免月租，僅需裝機費及光纖數據機押金)。
三、提供光纖到府於中華電信免費6個月後，贈送第1年(12個月)免費。
四、提供免費到府收送檢測電腦及網路。
決 議：應於區權會中說明中華電信及金頻道均有類似設備。
3.第3案：增設監視器事宜
提案人：管委會
說 明：依會議決議
決 議：提報區權會討論。
4.第4案：公共區域禁止事宜處理意見
提案人：B10-2住戶
說 明：
一、有任何公告請張貼於佈告欄，勿直接張貼於交誼廳內牆壁，請保持環境的優雅與美感。
二、公共設施為公有之處，不宜禁止任何事件，宜以口頭勸導及提醒為主。
決 議：提報區權會討論。
議題二：聖誕節活動計畫說明
提案人：文康委員
說 明：請文康委員提報說明。
決 議：
1.樂團及卡拉OK設備依規劃執行。
2.活動日期訂於12月25日晚上6點30分。
3.餐點部分請威尼斯點心坊辦理(準備一項熱食)，屆時秘書負責採買水果及一隻火雞。
4.會場提供棉花糖機。
5.比照去年全程錄(攝)影，器材請文康委員借用。
6.每戶兩張參加券，每增加1人收費500元，幼童兩人可共用一張票券。
議題三：交誼廳高空玻璃(採光罩)委商清潔案
提案人：服務中心
說 明：因住戶反映，交誼廳高空玻璃(採光罩)過於髒污，應委商清潔；經委請固銳企業社、遠峰開發有限公司及華菱企業社現勘報價，分析表詳如附件一。
決 議：提區權會討論，尋商報價含全棟外牆及交誼廳玻璃清潔二份報價。
陸、臨時動議
1.請中捷公司加強保全人員訓練。
2.請中捷公司儘速設置保全巡邏點。
3.12/5召開例會，置重點於區權會及耶誕節活動討論。
4. A2-3住戶反映，4、5月間曾寄放3,000元於櫃檯，請住戶提供相關收據，以利查證。
柒、主席結論
捌、散會
第五屆管裡委員會 (1)