遠雄首府第四屆管理委員會9月份管理委員會議
會議資料
會議時間：2015年9月5日(星期六)10：00
會議地點：本社區B1商務會議室
會議主席：主任委員 葉添財 記錄: 秘書陳姿穎
出席委員：
列席人員：經理 周岳沛、機電主任 黎世昌、秘書 陳姿穎、清潔劉組長
應到委員9員，實到委員7員，達法定會議人數。
壹、主席宣佈開會及致詞
出席委員人數已符法定人數，會議正式開始。
貳、上次會議決議執行情形
一、交接計畫
決議：
繼續追蹤與伯克錸物業公司交接事宜，希望於8/31前完成，吧台點數亦須交代清楚，若無法交接清楚，則由7月的物業公司管理費中扣除。
執行情形：
截至目前均未完成交接事宜，惟伯克錸公司卻來函告知「已於7/31依管委會指令完成交接事務……」，管委會收文後已於8/20發出存證信函，告知「應於8/31前完成交接，否則將留置7月服務費，另依法訟追民、刑相關責任」；該公司尚回應。
執行辦法：請將未交接之詳細清冊列表管制。
二、財務交接帳務審查
決議：
所有財務電子檔應交接清楚(4、5、6、7月財務報表)、各項管理辦法及7月份缺班情形均應交接完成。
執行情形：
1.截至目前均未依決議事項完成交接事宜。
2.財務清查所見問題如後：(未查察部分另報)
A.B4-6住戶寄放5,000元，餘款為2,000元，無使用明細可查。
B.A3-7住戶寄放5,000元，餘款為1,200元，無使用明細可查。
C.B13-5住戶寄放4,000元，無餘款，且無使用明細可查。
D.伯克錸公司告知A2-2住戶管理費無欠繳，清查發現尚欠繳1個月費用，致住戶異議。
E.轉帳住戶之自動扣繳授權書未交接，致無法查證及辦理轉帳事宜。
F.B9F-3住戶7/21寄放鑰匙遺失，重配費用處理。
G.7月份缺班情形須確認及扣款。
執行辦法：
1.聯繫伯克錸公司確認財務部分須扣款明細，依確認情形扣除相關款項。
2.由中捷公司參考第一家物業(仲量公司)交接清冊，完成本次交接清冊製作，再由伯克錸公司確認簽署；清冊應註明所有短缺財物均由伯克錸公司全權負責賠償。
3.財務交接部分經雙方釐清後，再支付7月份服務費餘款。
4.9月底前完成所有清點及交接。
5.向A2-2住戶說明，欠繳1個月管理費事宜，請提供繳費憑證，否則依規約應完成繳納。
6.交接缺失發律師函給伯克錸公司，律師函擬稿呈主委審查及發函。
三、住戶配點及公設使用扣點
決議：
原訂8/1執行，因物業公司未移交完成，改於9/1正式實施配點予區分所有權人，實施前應張貼公告周知住戶，每個月點數須歸零。
執行情形：
公設營運管理辦法已完成修訂，並於8/22公告周知扣點辦法及使用時間、使用人數等規定；另自9/1起依決議配點予區分所有權人(不含承租戶)，住戶自行採購之點數均列帳累積計算管制，且持續連繫區權人是否提供配點予承租人使用，聯繫情形記錄備查。
執行辦法：
聯繫區分所有權人詢問是否提供公設配點予住戶使用，若有新住戶亦須先行詢問確認。
四、機踏車管制
決議：
社區經理於9月份提出管理執行辦法報告，另製作機車及腳踏車通行辨識，預定10月份正式執行。
執行情形：
依現有申租機踏車車位之住戶完成車輛清查及造冊列管(機車部分確認其車牌)，並賦予通行辨識，爾後藉巡查時機查察是否為管制車輛；機踏車通行辨識已委商估價辦理中，另案簽核。
五、住戶Line群組建立
決議：於8/31前完成住戶及區分所有權人兩大族群Line群組建立。
執行情形：
已於8/20完成屋主及住戶Line群組建立，相關事宜亦已公告周知；目前櫃台秘書持續宣導、邀請及辦理群組建立事宜。
執行辦法：統計已加入LINE群組的住戶名單及戶數。
六、大廳新設櫃台案
決議：
1.授權涂委員負責中山區公所調解委員會處理新增櫃檯事宜。
2.原始設計L型經理桌，廠商誤植成品為ㄇ型守衛桌。
執行情形：
1.聲請調解書經管委會審核定案後，於8/28呈送中山區公所調解委員會，承辦人告知祥鈞公司營業登記地為信義區，將會代轉案件至該區辦理，信義區公所調解委員會於9/3送達調解通知書，會議時間為9/16下午14時。
2.另委請異同工程公司製作之櫃檯桌，該公司將排程運至社區驗收交貨，屆時請設備委員及財務委員執行驗收事宜。
執行辦法：授權設備委員涂小姐全權處理，9/16調解會委請涂委員代理出席。
七、B9F-3住戶7/21寄放鑰匙，經查櫃台已無鑰匙
決議：協調區分所有權人，若產生經費由伯克錸物業公司處理。
執行情形：經與承租戶聯繫，其告知將重配鑰匙，費用由伯克錸物業公司支付。
八、5/4委請賀見公司修繕抽水機尚未付款，目前無單據代為處理
決議：請鶴見公司提出相關憑證，交由管委會處理。
執行情形：已於8/21去電賀見公司，請其寄送發票影本(加蓋與正本相符章)憑辦，惟迄今尚未寄達，將持續連繫及辦理。
九、交接清冊尚未簽署
決議：請伯克錸物業公司於8/31前完成交接事宜。
執行情形：已於8/20以存證信函告知伯克錸物業公司，惟迄今均未回應如何執行交接事宜。
執行辦法：
1.由中捷公司參考第一家物業(仲量公司)交接清冊，完成本次交接清冊製作，再由伯克錸公司確認簽署。
2.財務交接部分經雙方釐清後，再支付7月份服務費餘款。
十、要求泳池服務人員每日須完成水質檢驗，並紀錄備查
決議：
有關亞力岡公司申請服務費事宜，請該公司提供出勤紀錄，並調閱6/25-7/31至監視記錄，以對照出勤人員；另須製作泳池服務人員簽到表及泳池使用人數記錄表。
執行情形：
經查泳池服務人員每日到勤均完成簽到，費用申請時亦已檢附簽到簿備查；另每日使用情形均依規定紀錄存查。
十一、維新環保公司調漲垃圾清運費事宜
決議：同意維新環保公司9月起，依據台北市政府焚化爐規費調漲案，連帶社區垃圾清運費調漲1,000元。
執行情形：已通知維新環保公司照辦。
執行辦法：B2庫房囤積之雜物(大型家具及垃圾)，每日由維新環保公司逐步收取，年底再委商或依清潔隊作業流程申請載運。
十二、颱風來襲車道鐵捲門開啟事宜
決議：爾後颱風來襲，務必將車道鐵捲門開啟，避免災損。
執行情形：已告知全體服務人員遵示辦理。
十三、名古屋專業乾洗店協調公設毛巾洗滌費事宜
決議：9月份起，爾後7、8、9月公設毛巾洗滌費各調漲1,000元。
執行情形：已轉知名古屋專業乾洗店照辦。
十四、台英出版社所訂報章雜誌約期將屆是否續約事宜
決議：同意繼續訂購，將相關明細補呈財務委員檢閱。
執行情形：經查所訂刊物尚未到期，持續列管續約事宜。
十五、每日B3 消防水箱補水
決議：查明原因，於下次例會時提出如何改善方案。
執行情形：遠雄建設公司田主任於8/21偕承商現勘，確認為原設計缺失，已列案檢討修繕。
十六、安泰銀行及台新銀行活存併案定存於台新銀行事宜
決議：將安泰銀行活存40萬及台新銀行活存10萬，併於台新銀行定存。
執行情形：已上呈簽請核示，並請委員確認出席辦理人員。
十七、本社區公共設施，如游泳池、健身房等管理規章修訂
決議：
1.請中捷物業公司張副理於8/18前，向設備委員涂小姐回報公設讀卡機系統是否能於9/1實施。
2.桌球拍及球等球具完成更新，授權設備委員負責。
3.公共設施管理規章經討論修訂後，請中捷物業公司協助繕打及校對，以利公告與施行。
執行情形：
1.設備委員、財務委員及中捷公司董副理、廖玉芬小姐、現場經理等，於8/20下午17時許假交誼廳討論讀卡機系統執行事宜，本案已於會議中列案討論。
2.桌球用具詢商訪價中，嗣後簽辦。
3.公共設施營運管理規章經委員修訂後，相關事宜公告已於8/22張貼周知，並印發規章紙本予服務人員備查，若住戶提問即予告知。
十八、中秋節活動辦理案
決議：中秋節管委會不辦理活動，由中捷物業公司於交誼廳辦理簡單活動。
執行情形：管制辦理。
十九、公共設施物品增購案
決議：同意增購冰拿鐵玻璃杯12個，水杯24個，小毛巾24條。
執行情形：因新購毛巾單價偏高(加印字)，且近期於各庫房相繼尋獲小毛巾10條(目前總數為17條)，已敷住戶使用，故暫不予增購；另玻璃杯採購已向廠商訂購冰拿鐵玻璃杯12個，月中前交貨。
執行辦法：授權財務委員負責大小毛巾和玻璃杯之採購。
二十、服務中心事務機修繕案
決議：請震旦行先行報價，授權涂委員處理，HP多功能機及EPSON事務機等設備收存，並於下屆區權會中提案報銷除帳。
執行情形：影印機租賃計震旦行及全錄公司報價，經委員討論後請震旦行提送合約審核，該公司於9/3送達，已呈請設備委員初審。
執行辦法：住戶影印價格，A4紙張黑白影印2元/張、彩色影印5元/張，A3紙張黑白影印4元/張、彩色影印10元/張。
廿一、電話節費改善計畫暨社區網路回饋方案
決議：列入區權會中提案討論。
執行情形：遵示辦理。
執行辦法：列入下屆區權會提案討論。
廿二、機電主任獎勵案
決議：由主任委員核發工作獎金給予鼓勵。
執行情形：已於8/28核定工作獎金為1,200元，請主任委員於9月例會中頒發。
廿三、採購發包事宜
決議:應由權責委員負責辦理。
執行情形：現行採購事宜均由權責委員指揮處理，服務中心均依指示協辦。
執行辦法：零用金採購案均應知會權責委員並獲得同意，始准辦理。
廿四、零用金管理
決議：帳務須建冊(製表)管理。
執行情形：零用金收支情形均登帳管制，每月簽請撥補支出款項。
執行辦法：每日將零用金支用狀況列帳傳予財務委員審閱，零用金使用均應知會權責委員並獲得同意。
參、工作人員報告(詳如工作日誌)
一、經理工作事項報告
1.7/31起與伯克錸物業公司實施交接，目前交接現況彙報：(未查察部分另報)
(1)大廳新增櫃台案未處理。
(2)財務部分均未交接(含管理費金額、轉帳、繳費資料、銀行轉帳代繳授權書及住戶寄放款項明細等)。
(3)吧檯飲品點數尚有6500點未釐清。
(4)B9F-3住戶7/21寄放鑰匙，經查櫃台已無鑰匙，住戶將配置一副鑰匙，相關費用須由伯克錸公司負責。
(5)104年4、5、6、7月財報錯誤尚未修正。
(6)5/4委請鶴見公司修繕抽水機尚未付款，目前尚無單據代為處理。
(7)交接清冊尚未簽署。
2.社區104年度公共意外險已於8/27繳交保費，加保期限為104年8月18日至105年8月18日。
3.辦理公設用小毛巾及玻璃杯採購事宜。
4.8/23辦理社區中元普渡活動，未焚燒之金紙於8/26送至林里長處統一處理。
5.辦理服務中心影印機租賃事宜。
6.檢視泳池服務人員每日到勤簽到及水質檢驗情形。
7.執行9/1公設配(扣)點管制事宜前置作業，並向住戶宣導「住戶須在場陪同始得使用公設」規定；另於8/22張貼公告周知(中、日文版)。
8.執行管理費欠繳聯繫確認作業，目前欠繳1個月35戶，欠繳2個月7戶，欠繳3個月3戶，欠繳4個月以上11戶，合計欠繳金額約584,602元。(詳如附件1)
執行辦法：
1.依規定執行欠繳戶催繳事宜，欠繳3個月(含)以上住戶寄發存證信函(函稿儘速撰擬呈委員審閱)，催繳情形紀錄備查、持續追蹤。
2.兩個月以上未繳管理費(含車位管理費)之住戶，將不予配發公設點數，完成繳費即予補發點數。
9.告知伯克錸公司鄭經理，轉帳住戶之委託轉帳代繳業務費用授權書無資料可查、4月至7月財報錯誤待修正等事宜，並請其儘速完成交接事宜。
執行辦法：請統整已重新辦理自動扣款授權書之住戶名單。
10.寄發存證信函予伯克錸物業公司，請其於8/31前完成交接事宜。
11.違規使用公設住戶發函糾正。(列入重點管制辦理)
執行辦法：公設使用完畢請立即關閉設備電源，保全人員應加強管制節約能源。
12.呈送聲請與祥鈞公司調解書至中山區公所調解委員會。
13.督導愛花愛樹園藝社養護花木，並依規定記錄備查。
14.執行委員及住戶交辦事項。
二、機電主任工作事項報告
1.巡檢門禁系統狀況。
2.協助住戶查察無熔絲開關跳脫原因、室內防漏測試、玄關門燈感應異常檢視、連繫廠商更換洗臉盆、安裝陽台燈燈罩、陪同檢修有線電視、層板燈更換、投射燈更換、室內水壓及電壓檢測等。
3.督導游泳池機組維護保養。
執行辦法：機電主任於下次會議就泳池水循環一次時間提出說明。
4.每日B3 消防水箱補水。
5.巡視澆灌設備。
6.疏通B6車道複壁排水孔。
7.督導太古華電公司巡檢機電、消防設備。
8.執行委員及住戶交辦事項。
三、秘書工作事項報告
1.櫃台及吧檯事宜交接。
2.執行住戶包裹、掛號、衣物清洗、寄放鑰匙及物品、代收繳費用、預約餐廳及計程車等事宜。
3.辦理新進住戶資料填註及存查。
4.清查機踏車位使用人，並造冊列管。
5.清查與聯繫管理費欠繳戶，並追蹤列管。
6.聯繫出租戶公設點數是否提供承租人使用，並記錄備查。
7.辦理住戶LINE群組加入、邀約等事宜。
執行辦法：統整已聯繫是否有意願加入LINE群組之住戶名單，並列表管制。
8.修正吧檯營運報表。
9.製作吧台SOP作業流程。
10.辦理公設使用服務。
11.執行交誼廳服務工作。
12.執行委員及住戶交辦事項。
四、保全員工作事項報告
1.每日上午8時至9時實施住戶出車交管事宜。
執行辦法：應落實執行。
2.每日依規定執行公設區域燈光及冷氣開關管制。
3.管制監控系統，若有發報即刻處理。
4.執行住戶門禁卡設定及消磁管制。
5.確認出車道鐵捲門升降控制開關，以利颱風期間鐵捲門管制。
6.執行訪客登記事宜。
7.協助住戶運送包裹至各樓層。
8.執行委員及住戶交辦事項。
肆、財務報告
一、104年8月4日止，台灣銀行活期存款為11,894元整
二、104年9月3日止，安泰銀行活期存款為425,256元整
三、104年9月3日止，台新銀行活期存款為3,396,329元整
四、104年8月31日止，彰化銀行活期存款為68,057元整
五、台灣銀行定存存款為3,000,000元整
六、安泰銀行定存存款為3,000,000元整
七、台新銀行定存存款為1,000,000元整
八、彰化銀行定存存款為2,990,000元整
九、遠雄首府管委會104年9月3日止存款總額為13,891,536元整
執行辦法：爾後務必於會議資料檢附每月收支決算表。
伍、議題討論
議題一：申辦社區火災保險案
提案人：服務中心
說 明：本社區目前尚未辦理商業火災險投保，若公共區域及各項設備因火災而產生損壞時，將無巨額款項得以修繕，故建議向產險公司投保，以備不時之需。
決 議：
詢問中捷公司其他豪宅社區是否辦理商業火災險，並檢附相關金額及內容於下次會議提報，另向3家保險公司訪價商業火災險相關金額及內容，併案於下次會議再提案討論
議題二：交誼廳高空玻璃(採光罩)委商清潔案
提案人：服務中心
說 明：交誼廳後段上方及閱覽室側邊均為玻璃建築，因久未清洗致多有污垢(詳如附件2)，且其屬高空玻璃(採光罩)，社區清潔人員均無法執行清洗工作；建議委商執行清洗。
決 議：收整估價情形及相關詳細內容，於下次會議再提案討論。
議題三：清潔用品管控機制案
提案人：服務中心
說 明：目前清潔用品採購以不影響清潔人員工作，並依庫存數現況辦理，管制清冊詳如附件3，表單內尚未填入之數據，將依實況陸續填寫。
決 議：
以EXCEL檔更新庫存數量，庫管表應增設清潔人員提領簽名，申請採購時須知會財務委員並獲准。
議題四：社區公設點數管制VIP卡討論
提案人：管委會
說 明：公共設施點數專案報告書請參閱附件4。
決 議：
1.公設使用點數存扣，於遠雄建設公司提供之作業平台執行。
2.吧檯點數存扣，以EXCEL檔方式製表紀錄管制(含現金購買點數、每月配點)，製作吧檯及公設使用點數卡，卡片放置於吧檯保管，若住戶欲攜回則自負保管責任，且遺失不另行補發。
議題五：監控系統錄影存檔時效討論
提案人：管委會
說 明：因 1F門廳等10處位置監視紀錄僅12天，經與永碁公司討論，目前該電腦容量為2TB，含16支攝影機紀錄，解析度為320x240，可錄影存檔12天，若增加4TB硬碟1顆，可增加錄影存檔24天，總計存檔為36天，所需費用6,825元(含稅)；另原硬碟因損壞已於6/25由永碁公司攜回，其維修報價為4,725元，請委員併案討論。(報價詳如附件5、6、7)
決 議：全體委員同意更新，直接更換2顆新的4T硬碟，請永碁公司另報日立品牌之硬碟價格(非現報之SEAGATE硬碟)辦理。
陸、臨時動議
一、應隨時注意包裹及交誼廳周圍是否放置危險爆裂物。
二、增設出車道警示燈，請機電主任評估，於下次會議提報。
三、監視系統由機電主任聯絡廠商，會同副主委及安全委員重新設定密碼。
四、新增吧檯餅乾點數5塊/10點/盤，另增購盛放之盤子(與茶杯一同購入)及張貼公告周知住戶，先試辦三個月(含點數)再評估損益。
五、請中捷公司執行第一次消毒工作，消毒區域為地下各樓層、儲藏室及垃圾回收區等。
六、12月12日(六)召開區第五屆分所有權人會議，並於10月會議中列案討論。
七、健身房重新公告若無服務人員在場，須自行負責自身安全狀況，吧檯秘書閒暇時必須巡視公設使用人員狀況。
八、下次例會於10月17日召開。
柒、主席結論
捌、散會
第五屆管裡委員會 (1)