遠雄首府第五屆管理委員會2月份管理委員會議
會議紀錄
會議時間：2016年2月20日(星期六)10：00
會議地點：本社區B1商務會議室
會議主席：主任委員 簡啓銘 記錄: 秘書 呂冠樺
出席委員：簡啓銘(主任委員)、王儷靜(副主任委員)、黃蕊萍(監察委員)、黃玉春(財務委員)、徐明和(安全委員)、馬正誠(設備委員)、黎明珍(文康委員)、陳依菱(總務委員)、
列席人員：經理周岳沛、機電主任黎世昌、秘書呂冠樺、清潔組長王華東、中捷公司洪督導、B7本住戶、B13-9住戶
- 主席宣佈開會及致詞
簽到出席委員8人，已符開會人數，希本次會議於2小時內完成，現在會議開始。
貳、議題討論
議題一：104年12月支出費用審查
提案人：管委會
說 明：
1.104年12月支出費用計19筆，因第四屆管委會尚未完成審核，故提於本次會議中審查，以利後續事宜(支付承商各項費用、零用金沖回、第五屆管委會各項文件及金融機構印鑑變更等)辦理。
2.請出席委員就費用逐筆審查。(各筆費用摘要詳如第1 頁)
決 議：
19筆費用劉前監察委員已審查及用印13筆，6筆未簽核原因為呈核資料不齊全，或於支用時未先行通報付款事宜，由第五屆管委會審查後處理。
議題二：2/17與伯克錸物業公司調解庭結果提報
提案人：管委會
說 明：
1.本次會議主任委員因私務委任馬正誠委員代表管委會出席調解庭，其他出席人員為葉添財委員及周岳沛經理；伯克錸物業公司出席人員計4員。
2.調解庭於2/17上午9時30分開始，初始雙方並未取得共識，調解委員命雙方於庭外協調，俟取得結果後再開庭商議。
3.雙方就9/25交接協調會決議協商結果如下：
A.應扣除費用計7月人員缺班37,229元、經理櫃台桌25,000元、垃圾清運費10,000元、監視系統設定費9,450元、客戶代墊款6,900元，合計88,579元。
B.雙方同意以797,150元支付伯克錸物業公司7月服務費，並於105年3月15日前付款。
C.本次協商及和解視同交接完成，雙方均無異議。
D.經理櫃台桌扣款如支付承商未達25,000元，餘款應退予伯克錸物業公司。
4.9/25交接協調會決議其餘尚未處理事項(財報代修正勞務費10,000元、住戶管理費轉帳授權書、方形藤椅2張、B9F-3住戶寄放遺失物品採購費、韻律教室鎖具更新費、B2庫房鑰匙更新費、吧檯點數交接差額、零用金及櫃檯收入明細電子檔、年節布置物品明細等)均不予商處，均由管委會自行承接。
5.中捷物業公司與伯克錸物業公司交接事宜依上述事項結案，並提交第六屆區權會備查。
決 議：
1.與伯克錸公司105年2月17日調解庭結果提交第六屆區權會備查。
2.清潔費10,000元已由簡主任委員支付在案，扣該款部分則支付於其他未處理事項付款。
3.大樓管理辦法由中捷物業公司修訂，再逐一和委員討論後呈報管委會核定；管委會歷屆資料彙整做成電子檔存參。
議題三：電梯維護承商續約事宜
提案人：管委會
說 明：
管委會與崇友實業公司簽訂之電梯一般保養契約將於3/31到期，該公司於2/4將新約送至服務中心，初審新約內容與舊約內容概同；是否續約或委請其他承商保養，應完成議決。
決 議：同意與原廠商崇友實業公司續約。
議題四：服務中心為住戶代繳費用事宜討論
提案人：管委會
說 明：
1.因伯克錸物業公司於交接時，未能提供住戶寄款相關支用明細，第四屆管委會即指示自104年8月起停止為住戶代繳費用服務(代繳項目為管理費、水電費、電話費及其他大金額費用等)，目前服務中心僅代住戶繳納宅配款、鐘點清潔費、衣物洗滌費及其他小金額費用等。
2.住戶於2/18在Line群組中提出，希服務中心能代住戶繳納管理費、水電費、瓦斯費及各類稅金等。
決 議：
住戶代繳金額限額為20,000元，須於15：00前繳交至櫃檯，秘書需每日存入台新銀行，由總務委員負責督導及備查。
議題五：服務中心連繫住戶方式討論
提案人：管委會
說 明：
服務中心對住戶掛號信件、宅配物品、包裹、訪客、寄放物品、洗滌衣物送等事宜，聯繫管道區分Line平台、手機簡訊、電話、對講機等，首以Line平台及對講機聯繫為主，若無法取得聯繫，再以電話及手機簡訊通知，部分住戶曾囑咐單一方式及特別事項，服務中心均已記載備查、執行。
決 議：
依現行服務方式繼續執行，若住戶多日均未與櫃檯聯繫，即以字條方式貼於大門提醒住戶領取。
參、臨時動議
一、地下樓層指示牌及速限標示牌儘速辦理採購。
二、住戶反映最近常有外來車進入本社區地下室停放，請查明。
決議：請中捷物管公司安管人員及經理嚴格管理。
三、B2及B6重型機車擺放停車位現象。
決議：加強宣導機車應停機車位，汽車應停汽車位。
四、2/22(一)元宵節，文康委員黎明珍小姐贊助湯圓分享住戶。
五、總務委員增列交誼廳幾項新產品，成本預算還在概算，咖啡豆建議改為星巴克豆陳列在吧檯後方，餅乾建議改為喜憨兒廠商。
六、增設兒童遊戲室。
決議：七票同意，一票廢票，本案通過，並授權總務委員及文康委員辦理，惟空調設備應優先處理。
七、增設秘書長一人。
決議：七票同意，一票反對，同意增設秘書長，2/23前中捷物業公司應提供報價。
八、監察委員異動
決議：
1.視監察委員身體狀況再酌選任。
2.所有委員應遵守第五屆管委會精神及規範辦理各項事務，如不遵從即依規約第十八條辦理。
3.監察委員職責為監督管委會執行事項程序是否合法、符合規約。
九、元宵節將屆，主任委員提供飲料，文康委員提供紅豆湯圓，於2/22晚間分享住戶食用；另主任委員再致贈管理委員鹹湯圓一盒，以感謝大家為社區服務。
十、大門外騎樓天花板蓋板短缺一片，請服務中心維護恢復原狀。
肆、上次會議決議執行情形
一、健身房器材保養案。
決議：
請廠商先行全面檢修，如有損壞再行報價。
執行情形：1/13商請承商喬山健康科技公司檢視，經查器材狀況均良好，惟跑步機須每月於踏板處填充針車油，已管制辦理。
二、服務中心行政庶務討論
決議：
1.住戶或委員使用對講機通聯以五分鐘為限。
2.與經理或櫃台人員討論事情不得超過半小時，亦不得在櫃台大小聲。
3.除主任委員、經理、機電主任及服務人員外，其他人員不得擅入辦公室或坐在櫃台內，避免影響工作執行。
4.委員及住戶任何事項說明可於例會中提案討論。
5.工作日誌發布方式維持現有管委會全體查看。
執行情形：
1.經聯繫承商就對講機通聯時間設定為5分鐘，其告知本項設備無法設定。
2.餘決議事項均管制辦理。
三、服務中心經理異動案
決議：本案通過經理不予異動。
執行情形：依決議事項辦理。
四、社區管理服務品質提升及物業公司評鑑事宜討論
決議：本案暫不予實施評鑑，惟中捷物業公司服務人員面帶微笑部分應再做加強執行情形：已要求服務人員加強各類服務工作，服務時應保持微笑面對住戶。
五、訂定105年社區活動事項
決議：
1.設置官方網站提供中/英/日與各國住戶分享資訊，主任委員捐款兩萬元作為官方網站維護費用。
2.準備一些與日本風有關的活動及內容，如辦理日本相關節慶活動。
3.設定各項活動開課補助方案，執行前實施問卷調查以瞭解住戶需求及想法(對課程的意見)，另亦可辦理演講活動。
執行情形：依文康委員計畫協助暨管制辦理。
六、A4住戶聲請法院調解案後續事宜處理討論
決議：
1.由管委會提出市府噪音管理主管機關或第三公證單位檢測，另授權周經理配合出席台北地院調解會議，本案通過。
2.請經理查閱第一屆至第四屆會議紀錄之相關內容。
執行情形：1.1/11聯繫環保局第一科顏小姐內容如下：
A.環保局於受理民眾陳情或檢舉噪音事件時，即派稽查大隊人員前往檢測，若達噪音標準時即開立限改單，到達期限即予複查，若未改進即予罰款。
B.環保局為噪音稽查單位，非協助檢測噪音數據單位。
C.若須獲得相關噪音數據，可委請檢測公司及自購檢測設備(數據較不準確)。2.1/21上午9時30分偕A4住戶、機電主任至台北地院參加調解會議，席間向調解委員說明，管委會於近3次會議均有討論及決議，遠雄建設代理出席之律師出席則說明，本案自102年後即無再接獲反映；最後調解委員裁示全案呈法院裁決。
七、105年春節假期服務中心服務計畫及工作獎金發放計畫
決議：
1.同意現場經理、機電主任、秘書、清潔員於春節期間均休假四日(採輪休方式執行)，所有假期須於3月底前實施完畢。
2.除夕下班時間均為17時，初一至初四櫃檯及吧台秘書各一人執勤(12小時，上班時段為上午9時至晚間9時)，清潔人員初一至初四每日1人到班，上班時間為上午8時至下午17時；其他時段均停止服務。
3.工作獎金核發金額為現場經理1,700元、機電主任1,500元、秘書、清潔員、保全員均1,400元、機動保全員1,000元，總計工作獎金23,400元，核發時應簽收列管。
執行情形：
1.服務人員工作獎金由副主任委員先行墊支23,400元，主任委員另發10,000元。
2.主任委員於春節前夕逐一發予服務人員，核發金額均簽收列管；另服務人員區分梯次休假，預定3月底前實施完畢。
3.春節期間服務人員均依決議上班時間執行。
八、中捷物業公司與伯克錸物業公司交接後續事宜處理討論
決議：依伯克錸物業公司嗣後動態因應處理，並授權第四屆及第五屆主任委員就吧台點數及服務人員未到班暨其他交接缺失協商處理，若進入司法程序傳喚王副主任委員，其願意協助提供相關事證。(監察委員投廢票)
執行情形：相關事宜已列入本會期提報。
九、與祥鈞公司訂製櫃台糾紛案後續事宜處理討論
決議：全案交伯克錸公司鄭經理依切結書結論自行後續處理，本會不再與祥鈞公司協議。
執行情形：管制辦理2/24上午10時30分與祥鈞公司於台北地方法院調解。
十、備用入車道汽車遙控器採購案
決議：先採購10個，請廠商報價。
執行情形：採購事宜已上簽呈核。
十一、無聲逆止閥更換報價，請葉委員協助其他廠商報價。
執行情形：已於1/15委請欣鋒消防器材公司更換完成。
十二、聯絡社區KTV設備金嗓公司灌錄新歌事宜，請廠商報價。
執行情形：社區KTV設備灌錄新歌事宜，已於2/5完成。
十三、對於中捷物業公司服務人員即依合約落實獎懲條款。
執行情形：服務人員考核已依合約及中捷物業公司相關規定辦理。
伍、工作人員報告(詳如工作日誌)
一、經理工作事項報告
1.協助召開第5屆管委會任職、交接會議，並將會議紀錄e至委員信箱審閱。
2.聖誕布置器具完成點收及建冊列管。
3.辦理主任委員異動向主管機關核備事宜。
4.呈請主任委員簽署台北地院民事事件被告調解意願查詢書(與伯克錸公司事宜)，並傳真至地院憑辦。
5.辦理安泰銀行定存續約聯繫、查詢等事宜。
6.受任參加台北地院簡易庭調解(因A4住戶申請排除有關B2F變壓器噪音侵害事宜調解)，經與住戶及遠雄建設代表討論無決議。
7.1/18接獲台北地院調解通知書(與祥鈞公司訂製糾紛案)，2/24上午10時30分召開調解會議，已管制辦理。
8.1/19邀請吧檯製冰機承商檢視漏水事宜，並實施使用教學。
9.向公司反映愛心傘短缺，獲准採購5支提供住戶使用，1/19完成採購，並置放大廳備用。
10.協助B13-1住戶處理蟻害事宜。
11.1/22完成B2庫房大型廢棄物清理事宜。
12.1/29協助大台北瓦斯公司實施用戶管線定檢事宜。
13.完成吧檯咖啡機委商保養。
14.日籍租客不慎破壞鋼琴區茶几及飾品，即委商修繕、採購。
15.督導愛花愛樹園藝社養護花木，並依規定記錄備查。
16.執行委員及住戶交辦事項。
二、機電主任工作事項報告
1.巡檢門禁系統狀況。
2.協助住戶查察梳妝台燈具、室內燈具、無熔絲開關跳脫原因、馬桶漏水、室內防漏測試、玄關門燈感應異常檢視、瓦斯爐點火異常、連繫廠商更換洗臉盆、維修洗衣機及冷氣設備、安裝陽台燈燈罩、陪同檢修有線電視、陽台天花板鬆脫復原、換氣遙控器電池更換、層板燈更換、投射燈更換、室內水壓及電壓檢測等。
3.會同遠雄建設田主任及廠商，現戡A棟9F及6F梯廳壁面磁磚澎拱現象。
4.辦理年度電梯安全檢測事宜。
5.1/18陪同消防局及太古華電公司查驗消防設備相關缺失改進，均已完成。
6.不定期疏通B6排風機旁複壁排水口。
7.陪同京波消防公司檢測B6消防設備室及A棟梯廳偵煙器異常事宜，並完成消防火警發信機拉線作業。
8.督導電梯設備、機電消防設備、弱電設備等廠商維護保養。
9.每日B3 消防水箱補水。
10.巡視澆灌設備。
11.執行委員及住戶交辦事項。
三、秘書工作事項報告
1.櫃台及吧檯事宜交接。
2.執行住戶包裹、掛號、衣物清洗、寄放鑰匙及物品、代收繳費用、預約餐廳、居家清潔、電影票、計程車及查詢醫院資訊、公共輸具車票等事宜。
3.辦理新進住戶資料填註及存查。
4.協助轉帳住戶之委託轉帳代繳業務費用授權書填單。
5.投遞及郵寄管理費通知單，並清查與聯繫管理費欠繳戶，且記錄列管。
6.完成吧檯食材採購。
7.辦理區分所有權人及住戶加入LINE群組事宜。
8.執行臨停車位清潔費收取事宜。
9.加強吧檯杯盤、咖啡機、流理台、水槽、櫃架等器具、鏡面清洗及保養。
10.協助日籍住戶詢問電費、水費、瓦斯費等事宜。
11.修正吧檯營運報表及盤點事宜。
12.擔任日籍住戶與維修廠商翻譯人員。
13.執行交誼廳及公設使用服務工作。
14.執行委員及住戶交辦事項。
四、保全員工作事項報告
1.每日上午8時至9時實施住戶出車交管事宜。
2.每日依規定執行公設區域燈光及冷氣開關管制。
3.管制監控系統，若有發報即刻處理。
4.執行住戶門禁卡設定及消磁管制。
5.執行交誼廳大門啟閉管制。
6.執行訪客登記事宜，並管制人員進出。
7.協助住戶運送包裹至各樓層。
8.每日執行公設區域巡檢，查察及處理異常跡象。
9.執行臨停車輛收費掛單。
10.執行委員及住戶交辦事項。
五、清潔員工作事項報告
1.資源回收物分類整理。
2.公設廳室、樓層梯廳、安全梯間、電梯車廂、頂樓、花圃、地下室等定期巡掃。
3.加強淋浴間各項設施清潔事宜。
4.加強外圍打掃。
5.以靜電拖把加強各樓層及公設地板灰塵、頭髮清理。
6.各樓層壁面除塵。
7.定期巡檢各樓層公物是否損壞。
8.清洗、擦拭1F所有玻璃。
9.加強游泳池池底清潔工作。
10.完成車道清潔除塵。
11.加強電梯內金屬材質保養及擦拭。
12.加強花園帷幕玻璃清洗。
13.鋼琴外觀除塵。
14.加強垃圾冷藏室地板清除污穢及消毒。
15.加強健身房、韻律教室木質地板、閱讀區書櫃及1F沙發椅組除塵事宜。
16.執行委員及住戶交辦事項。
陸、財務報告
一、105年1月21日止，台灣銀行活期存款為24,977元整。
二、105年1月18日止，安泰銀行活期存款為41,546元整。
三、105年1月29日止，台新銀行活期存款為5,241,279元整。
四、105年1月29日止，彰化銀行活期存款為127,699元整。
五、台灣銀行定存存款為3,000,000元整。
六、安泰銀行定存存款為3,000,000元整。
七、台新銀行定存存款為1,500,000元整。
八、彰化銀行定存存款為2,990,000元整。
九、遠雄首府管委會105年1月31日止存款總額為15,925,501元整。
十、收支彙整表、收支明細表、水電費比較表及收支決算表詳如備查資料(第9頁-12頁)
柒、下次會議時間為105年3月12日上午10時
捌、主席結論
玖、散會
主任委員簽署：
第五屆管裡委員會 (1)